Kısaca
Otel resepsiyonunda tur ve transfer satışı hem misafir memnuniyeti hem ek gelir sağlar. Ancak satış kayıt altına alınmadığında komisyon görünmez olur, vardiya devrinde rezervasyon kaybolur ve dolu bir tura söz verilir. Sağlıklı bir düzenin özü: her satışın satış anında, işletmenin de gördüğü bir kayda, komisyonuyla birlikte girilmesi.
Otel neden tur satar?
Misafir, bölgedeki turları çoğu zaman önce resepsiyona sorar. Otel bu soruya cevap vermezse misafir turu sokaktaki bir standdan ya da internetten alır; bir sorun yaşadığında ise yine resepsiyona döner. Yani otel, satışı yapmasa bile misafirin gözünde turun muhatabıdır.
Satışı yapan otel üç şey kazanır: güvendiği işletmelerle çalışarak misafir deneyimini kontrol eder, misafirin tatil planına dahil olur ve her satıştan komisyon elde eder.
Kayıt dışı satışın dört sorunu
- Komisyon görünmez. Satışlar tur firmasına telefonla ya da mesajla iletildiğinde, otel ay sonunda kaç misafir gönderdiğini çoğu zaman tur firmasının listesinden öğrenir.
- Vardiya devrinde bilgi kaybolur. Gece resepsiyonunun aldığı balon turu rezervasyonu sabah ekibine sözlü ya da deftere yazılmış bir notla aktarılır.
- Kapasite bilinmez. Resepsiyon misafire “yer var” der, işletmeyi aradığında turun dolu olduğunu öğrenir.
- Sorumluluk belirsizleşir. Alış saati kaçtığında ya da tur iptal olduğunda kimin kime haber vereceği belli değildir; misafir lobide bekler.
Sağlıklı satış düzeni için beş kural
- Her satış satış anında kaydedilir. Deftere değil, tur işletmesinin de aynı anda gördüğü bir kayda.
- Kayıtta eksik alan bırakılmaz. Misafir adı, oda numarası, kişi sayısı, hizmet tarihi ve saati, alış noktası ve saati, satış fiyatı, satışı yapan personel.
- Kalan yer satıştan önce görülür. Misafire söz vermeden önce kapasite kontrol edilir.
- Komisyon önceden bellidir. Oran ya da net fiyat işletmeyle yazılı olarak belirlenir ve her rezervasyona işlenir.
- Mutabakat düzenli yapılır. Sezon sonunu beklemeden, kısa aralıklarla.
Komisyon nasıl hesaplanır?
Otellerle tur işletmeleri arasında iki model yaygındır:
| Model | Nasıl işler? | Örnek |
|---|---|---|
| Net fiyat | İşletme otele net fiyat verir; otel kendi satış fiyatını belirler. Aradaki fark otelin kazancıdır. | Net 180 €, satış 210 € → otelin kazancı 30 € |
| Yüzde komisyon | Satış fiyatı işletme tarafından belirlenir; otel satış tutarı üzerinden belirli bir yüzde alır. | Satış 200 €, %15 komisyon → otelin kazancı 30 € |
Rakamlar örnektir. Hangi model seçilirse seçilsin, önemli olan komisyonun rezervasyonla birlikte kaydedilmesidir. Rezervasyondan ayrı tutulan bir komisyon tablosu, iptal ve kişi sayısı değişikliklerini kaçırır.
Mutabakat
Mutabakatta tartışma neredeyse her zaman aynı üç yerden çıkar: iptal edilen rezervasyonlar, gelmeyen misafirler (no-show) ve son anda değişen kişi sayıları. Bu değişiklikler rezervasyon kaydına işlenmişse mutabakat bir karşılaştırma değil, bir rapor okuma işidir.
BrokUp’ta bu düzen nasıl işler?
BrokUp’ta resepsiyon rezervasyonu doğrudan tur işletmesinin paneline düşecek şekilde oluşturur. Kalan kapasite satış ekranında görünür, komisyon rezervasyonla birlikte kaydedilir ve otel hangi işletmeye ne kadar satış yaptığını firma bazındaki raporlardan görür. HMS Otel Programı kullanan oteller ayrıca API bağlantısından yararlanır. Ayrıntılar için oteller sayfasına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Tur iptal olursa otelin komisyonu ne olur?
Genel uygulamada gerçekleşmeyen hizmet için komisyon doğmaz; kesin koşullar işletmeyle yapılan anlaşmaya bağlıdır. İptalin rezervasyon kaydına işlenmesi, mutabakatta tartışma çıkmasını önler.
Otel hangi turları satmalı?
Bu, misafir profiline ve bölgeye bağlıdır. Kapasitesini ve alış saatini net bildiren, güvenilirliğini bildiğiniz işletmelerle çalışmak resepsiyonun misafire verdiği sözü tutmasını kolaylaştırır.